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【2022年最新】プロジェクト管理ツールおすすめ13選！正しい選び方を解説！
最近では、一人で複数の仕事やプロジェクトを並列してこなすといったことが増えてきました。場合によっては、納期や求められている水準も異なってくるため、上手く管理しなければ、簡単に破綻してしまうでしょう。今回は、管理の強い味方である、「プロジェクト管理ツール」についてまとめてみました。お勧めとして10個挙げておきましたので、ぜひ自分に合ったツールを探してみてください。
1.プロジェクト管理ツールについて
少し前までは、手帳やExcelを使って仕事内容を管理していましたが、案件が多すぎて管理が難しくなっている人も多いのではないでしょうか。こうした状況に陥る前に、仕事の管理を目的に作られたアプリケーションである「プロジェクト管理ツール」の導入を検討してみてください。
1.プロジェクト管理ツールとは
仕事を管理するためのアプリケーションである、「プロジェクト管理ツール」は、タスク管理や工程管理など様々な機能を持ち合わせています。また、メッセージ管理やスケジュールの共有なども簡単に行えるため、チームで仕事をする上でも大きな味方となるでしょう。「プロジェクト管理ツール」を適切に用いることによって、仕事を円滑に進め、より効率的な働き方を実現できるのです。
2.プロジェクト管理ツールを導入するメリット
複数のプロジェクトを担当していたり、5~10人と比較的大きなチームで作業していたりすると、「自分が何をしているのか」「仕事がどこまで進んでいるのか」が見えにくくなり、時間的なマネジメントやホウレンソウを含めたプロジェクトの進行に大きな問題を引き起こすことがあります。特に、「抜け」と「漏れ」による手戻り作業は、スケジュールなどをしっかり管理していれば発生することのない仕事です。Excelや手帳による仕事管理が昔から行われていましたが、残念ながら、3つの点でトラブルを起こしやすいのです。
① 急な仕様変更に耐えられない
② 優先度が一目でわからない
③ チームメンバーの作業状況などの情報共有が難しい
プロジェクト管理ツールでは、この3つの点は全てカバーすることが出来ます。情報の書き換えはもちろんこと、プロジェクトの進行具合についてガントチャートなどを利用したグラフ化で表すことや、情報の共有がスムーズに行えるため、今プロジェクトがどこまで進んでいるのか、スケジュール通り来ているのか、躓いている部分は何なのかといったことが、一目でわかります。しかも、それらについて、簡単に他人と共有することができます。結果として、ミスが少なくなり、作業効率は大きく改善されるでしょう。
2.プロジェクト管理ツールの正しい選び方
プロジェクト管理ツールは、現在無料有料を問わず、星の数ほど存在し、どれを選んだらいいのかわからなくなってしまうのではないでしょうか。まずは、全般的に、導入の際気を付けるべき点を5つに分けてみていきましょう。
1.クラウド型かインストール型なのか
最近のアプリケーションは、クラウド型とインストール型の2つに分けられます。管理データをクラウドで保存するのか、あるいは自分のパソコンなどを使って保存するのかの違いです。
クラウド型の利点は、情報のやり取りがしやすいこと、自分が使っていないツールでも、互換性を持っているツールが多いので、いちいち仕事のたびにアプリケーションを変える必要がないという点です。ただし、インターネットにつなげる環境がない状況だと、全く利用できなくなってしまうこともありえます。
一方、インストール型の場合、アプリケーションに必要な要素は、全てこちら側で管理することになるため、セキュリティの面やインターネットの有無といった外的な要因で、アプリケーションの動きが左右されなくなります。社内のセキュリティ規約などにも、対応しやすいです。ただし、他人との情報のやり取りが難しくなります。自社のみのプロジェクトなら問題は起きにくいですが、他社やフリーランスなどが協働する際には弊害となりえる場合もあります。
2.機能（タスク管理、ガントチャート、カレンダー、ツール、チャットなど）
続いて確認すべきは、その管理ツールでいったい何が出来るかということです。また同時に、これから進めていくプロジェクトの肝はいったい何なのか考える必要があるでしょう。
管理ツールは、「タスク管理」や「カレンダー」、「チャット」といった基本的な機能は、備わっていることが多いですが、特徴や長所がそれぞれ異なります。例えば、多人数のスケジュール管理を考えているという場合、カレンダーが見やすいほうが良い、書き込める場所が大きいほうが良い、連絡が取りやすいほうが良いなどの点が重要になります。
3.導入費用
管理ツールの多くは、制限された機能を使える無料版と、ツールの全ての機能を利用できる有料版に分かれていることが多いです。また、同時接続人数などによって、プランが異なっていることもあります。
例えば、チャット管理のようなツールの場合、無料では5人まで、有料プラン①では20人まで、有料プラン②では100人まで、同時に一つのグループで管理できるといった具合です。そのため、自分が管理するプロジェクトの大きさを確認する必要が出てきます。場合によっては、無料プランをうまく組み合わせることで対応できるといったこともあり得ます。
4.対応言語
インターネットでは、地政学的な言語の壁はなくなりつつあります。そのため、海外で作成されたアプリケーションでも翻訳機能を使って、他の言語でも利用できるといったことがありえるのです。
とはいえ、細かいニュアンスや言葉の使い方を考えた時は、慣れるまでは日本語に対応しているアプリケーションや、日本人が作ったアプリケーションを利用していくことをお勧めします。非常に評判のいい英語のアプリケーションがあったとしても、英語で使わなければならないことが心理的な壁となって、ツールを開くことが億劫になってしまうことがよくあります。毎日使うツールなので、できる限りストレスのかからない環境を整えたほうが良いでしょう。
5.インターフェース
インターフェースは、そのままその人のユーザビリティに繋がる問題です。そのため、これといったお勧めというのは難しいといえます。ただし、傾向はあるので、それを確認しましょう。
まず、ITエンジニアの方とのやり取りが多くなるプロジェクトでは、タスク管理とスケジュール管理の自由度や記入欄が多いものをお勧めします。
リモートワークが多い環境では、メッセージ機能やチャット機能が見やすく、スケジュールの記入もリアルタイムで反映されるといったツールがよいです。
他社の人が参加しているようなプロジェクトの場合、今まで話し合ったことや決まったことが手戻りしてはまずいので、決まったことをいつでも確認できるような仕組みのあるツールがお勧めです。
機能とインターフェースは切っても切り離せない問題ともいえます。自分が進めていくプロジェクトの特徴に合わせて、使いやすい見やすいインターフェースを見つけてください。
3.プロジェクト管理ツールおすすめ13選
それでは、具体的にプロジェクト管理ツールを確認しながら、それぞれの特徴を見ていきましょう。
1.Trello
2.Redmine
3.Time Krei
4.Lychee Redmine
5.Backlog
6.Wrike
7.InnoPM
8.Jooto
9.Stock
10.Brabio!
11.Producteev
12.Jira
13.Asana
4.まとめ
プロジェクトの失敗の原因は、なんといってもスケジュールの管理と情報共有の2点の失敗によるものが大きいものです。ぜひ、今回ご紹介した管理ツールをうまく活用して、効率的にプロジェクトを成功に導いていきましょう。
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クライアントの現状分析から課題解決策を提案するコンサルタントは、頭脳明晰、スマートな印象を持ちます。クライアントにとっては、外部から依頼したコンサルタントが、しっかりと仕事を仕上げてくれることは、何よりも、ありがたい存在です。鮮やかな仕事ぶりで、成果を残すコンサルタントは、キャリアアップのスピードも速いです。
しかし、ある一定のポジションになると、従来までのスキルだけでは、立ち行かなくなり、いわゆる“Up or Out“の選択をしてしまいます。一生懸命、アウトプットを出し、向上心を持って業務に積極的に取り組んでいるのにもかかわらず、いつの間にか、孤立無援の状態になっている場合があります。
それは、どうしてなのでしょうか？
筆者は、8年間外資系コンサルタント会社とフリーランス契約をして、戦略、IT、プロジェクトマネジメントコンサルタントと共に業務をしてきました。その経験を通して、優秀なコンサルタントにかぎって、陥りがちなワナがあることに気がつきました。それをいくつか挙げてみましょう。
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